METODIKA LOGISTICKÉHO AUDITU

pro odbornou veřejnost

1. OBSAH

• 1. Obsah
• 2. Účel a poslání logistického auditu
• 3. Cíl a výsledek logistického auditu
• 4. Základní principy logistického auditu
• 5. Postup a zpracování logistického auditu
• 5.1. Prezentace metodiky logistického auditu
• 5.2. Příprava auditu
• 5.3. Stanovení rozsahu auditu
• 5.4. Kvantitativní a kvalitativní ukazatele
• 5.5. Matice pro vyhodnocení logistických procesů
• 5.6. Zpracování logistického auditu
• 5.7. Druhy navrhovaných aktivit
• 5.8. Stanovení priorit
• 5.9. Návrh harmonogramu realizace zmen
• 5.10. Zpráva z LA
• 5.11. Zapsání výsledků auditu do databáze KLA
• 6. Definice a zkratky
• 7. Závěrečná ustanovení
• 8. Ostatní

2. ÚČEL A POSLÁNÍ LOGISTICKÉHO AUDITU

Posláním LA je identifikovat příležitosti ke zdokonalování logistických procesů. LA je efektivním nástrojem trvalého zlepšování jednotlivých složek logistických procesů. Uplatnění má nejen ve výrobní sféře, ale ve všech typech podniků a organizací. Také ve státní správě, nemocnicích, školách i obchodních, bankovních a finančních službách.

Účelem LA je provedení komplexní diagnostiky logistických procesů a funkcí podniku či organizace a stanovení programu změn.

Složky logistického řízení:

3. CÍL A VÝSLEDEK LOGISTICKÉHO AUDITU

Cílem LA je popis současného stavu logistiky a stanovení konkrétních změnových aktivit ke zlepšení logistických procesů. Výsledkem LA je pojmenování a seřazení nedostatků, návrh řešení a sestavení priorit pro dosažení správného stavu.

4. ZÁKLADNÍ PRINCIPY LOGISTICKÉHO AUDITU

• – objektivita zpracování LA
• – utajení obchodních skutečností
• – komerční nezávislost
• – opakovatelnost LA
• – kontrola výsledků LA
• – oborová (profesní) nezávislost auditora

Princip objektivity zpracování
Veškeré informace podchycené při realizaci auditu jsou zaznamenány tak, aby nemohly být mylně interpretovány, odrážejí objektivní skutečnosti zjistitelné v době provádění auditu.

Princip utajení obchodních skutecností
Veškeré informace podchycené při realizaci auditu, výsledky auditu i další skutečnosti obchodní povahy, se kterými přišel v průběhu auditu do styku externí auditor, jsou považovány za důvěrné. Třetím osobám mohou být zpřístupněny jen v rozsahu schváleném auditovanou firmou.

Princip komerční nezávislosti auditora
Externí auditor není smluvně, obchodně ani osobně vázán s žádnou třetí osobou, která by z výsledků auditu mohla mít finanční či jiný prospěch. Auditor tedy není finančně zainteresován na doporučení řešení (například nákupem specifické technologie nebo služby)

Opakovatelnost auditu
Audit musí být proveden tak, aby při jeho opětovné realizaci (například po roce, po třech letech atp.) byla zabezpečena plná srovnávací kompatibilita výsledků auditu po obsahové i formální stránce.

Princip kontroly výsledků auditu
Každá závěrečná zpráva provedeného auditu je překontrolována po stránce obsahové i formální (tj. shody s touto metodikou) nejméně jedním dalším členem komory logistických auditorů.

Princip oborové (profesní) nezávislosti auditora
Auditor není pracovníkem hodnocené společností, a není přímo či nepřímo ovlivňován osobou, s kompetencí řízení hodnocených oblastí, což by mohlo mít vliv výsledky auditu zejména z důvodů přílišného zohlednění specifik daných procesů na úkor objektivity a nutného vnějšího pohledu auditora při vlastním průběhu auditu a vypracování hodnocení.

5. POSTUP A ZPRACOVÁNÍ LOGISTICKÉHO AUDITU

5.1. PREZENTACE METODIKY LOGISTICKÉHO AUDITU

Před zahájením vlastního auditu auditor seznámí zákazníka s principy a metodikou LA, např. pomocí prezentace.

5.2. PŘÍPRAVA AUDITU

Při přípravě logistického auditu auditor využívá pomocných tabulek s přehledem možných kvalitativních a kvantitativních ukazatelů a pomocné otázky pro kategorizaci firmy.

Např.:

• – typ a charakter společnosti
• – počet provozoven
• – počet zaměstnanců
• – roční obrat firmy
• – typ, charakter a složitost výrobního procesu nebo služby
• – průběžná doba zakázek
• – procesy a jejich podpora IS

Součástí přípravy LA může být příprava a podepsání smlouvy o utajení.

Při přípravě na audit je auditor povinen si ověřit, zda již audit ve firmě nebyl proveden a seznámí se s předchozí zprávou auditu, pokud s tím auditovaná společnost souhlasí.

5.3. STANOVENÍ ROZSAHU AUDITU

Před zahájením auditu je povinností auditora dohodnout se zadavatelem auditu rozsah LA s ohledem na výskyt jednotlivých logistických funkcí a požadovanou (doporučenou) míru podrobnosti jejich posouzení.

Komplexní LA se stanovuje pro těchto 10 základních oblastí::

• A. Firemní logistická politika (cíle a koncepce).
• B. Organizace logistiky ve firmě (odpovědnosti a pravomoci).
• C. Logistické schéma materiálového toku.
• D. Topologie bodů rozpojení materiálového toku objednávkou zákazníka.
• E. Topologie úzkých míst materiálového toku.
• F. Řízení zásob a jejich klasifikace (pojistné zásoby).
• G. Systém plánování a řízení výroby (rozpracovaná výroba, průběžné doby, spolehlivost dodacích lhůt).
• H. Systém nákupu (objednací režimy, kooperace, dodavatelské řetězce).
• I. Systém dopravy, skladování, manipulace a distribuce).
• J. Logistické výkonové ukazatele (úroveň služeb zákazníkům aj.).
• K. Logistické náklady a jejich řízení.
• L. Informační technologie pro logistiku..

Každá oblast je posuzována a dokumentována ze tří hledisek:

• (a) Popis současného stavu
• (ß) Identifikace možného potenciálu
• (.) Navržení aktivit pro dosažení očekávaného cílového stavu

Do stanovení rozsahu patří také definování časového rozsahu a harmonogramu LA, včetně stanovení garanta na straně auditované společnosti. Pro stanovení časového rozsahu LA může posloužit níže uvedená tabulka.

5.4. KVANTITATIVNÍ A KVALITATIVNÍ UKAZATELE

Kvalitativní ukazatele:

Vyjadřují kvalitu procesu, zahrnují spíše subjektivní hodnocení. Hodnotíme se stupněm 1 až 6 (1 nejlepší, 6 nevyhovující)

Kvantitativní ukazatele:

Vyjadřují objem činností daného procesu, je vhodné volit poměrové ukazatele. Čisté kvantity lze využít pro porovnání k jiným auditovaným subjektům. To je to, co nabízí audit navíc, tj. oborové srovnání.

Kvalitativní i kvantitativní ukazatelé jsou součástí databáze logistických auditů KLA.

5.5. MATICE PRO VYHODNOCENÍ LOGISTICKÝCH PROCESŮ

5.6. ZPRACOVÁNÍ LOGISTICKÉHO AUDITU

LA probíhá formou interview s osobami, které jsou zapojeny do auditovaných prověřovaných procesů. Dále pak studiem disponibilních písemných materiálů, vnitropodnikových předpisů, instrukcí a postupů. Součástí LA je prohlídka prostorů souvisejících s auditovanými procesy.

Vystupování auditora při interview je přátelské a komunikativní. Auditor pro získání popisů funkčnosti procesů může použít dotazníky.

Nedoporučuje se prezentovat částečné výsledky rozpracovaného auditu.

5.7. DRUHY NAVRHOVANÝCH AKTIVIT

Úloha – U

popisuje jednodušší činnost, kterou je nutno uskutečnit

Workshop – W

metoda pro definování úlohy v případě, že z LA nevyplývá jednoznačné definování U

Trénink nebo vzdělávání – T

používá se tam, kde se při LA ukáže nedostatečná úroveň znalostí

Projekt – P

použije se tam, kde je pro zlepšení stavu zapotřebí týmového řešení

Interim management – I

účast externisty po přechodnou dobu např. na řízení projektu

5.8. STANOVENÍ PRIORIT

V návaznosti na definici jednotlivých navrhovaných druhů aktivit je nutné stanovit priority, které se posuzují z časového nebo účelového hlediska. Jsou řešeny organizačními nebo metodickými změnami, případně změnami funkcionalit.

• Priorita 1 – neodkladné rešení
• Priorita 2 – středně naléhavé
• Priorita 3 – doporučená aktivita

5.9. NÁVRH HARMONOGRAMU REALIZACE ZMĚN

Pro zpracování návrh harmonogramu realizace změn lze využít tabulku parametrů změn.

OZN	AKTIVITA	KAPACITNÍ NÁROK ČLOVĚKODNY	PRIORITA	PRŮBĚŽNÁ DOBA TÝDNY	ZABEZPEČENÍ
A01U	UPRAVIT SMĚRNICI NÁKUPU	2	1	2	I
A02T	PROVÉST ŠKOLENÍ PRACOVNÍKŮ	3	2	1	E

5.10. ZPRÁVA Z LA

Zprávu z realizace LA zhotovuje auditor a předkládá ji dalšímu členovi KLA k posouzení, za účelem zajištění maximální objektivity, pokud souhlasí auditovaná společnost.

5.11. ZAPSÁNÍ VÝSLEDKŮ AUDITU DO DATABÁZE KLA

Auditor je povinen po ukončení LA zadat výsledky logistických parametrů do databáze KLA bez zbytečného prodlení.

6. DEFINICE A ZKRATKY

LA	logistický audit
KLA	Komora logistických auditorů

7. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Tato metodika je duševním majetkem KLA.

Auditor se v rámci KLA aktivně podílí na průběžném doplňování metodiky LA. Návrhy zasílá pověřenému členu rady KLA, který zajistí předložení návrhu a jeho projednání v orgánech KLA. Po projednání a schválení jsou změny průběžně zapracovány do metodiky LA.

8. OSTATNÍ

Originál Metodiky logistického auditu je uložen v sídle KLA.

Tento dokument vychází z Metodiky KLA schválené na valné hromadě KLA v Bunči dne 13. února 2010.

Komora Logistických Auditorů

Slévárenská 22
709 00 Ostrava-Mariánské Hory

IČ: 266 42 000